FORMULARIOS EN GOOGLE DRIVE
Los formularios son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos, hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración y evaluación de actividades, exámenes tipo test auto evaluados o para apuntarse a seminarios; también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario dentro de Google Drive hay que hacer clic en NUEVO, desplegar la pestaña Más y elegir Formularios de Google.
Se nos abrirá una nueva ventana o pestaña para configurar el formulario e ir añadiendo las preguntas.
Si detenemos el cursor encima de los iconos aparecen las opciones de cada uno.
Por defecto aparece el formulario sin título, que habrá que rellenar.
Configuración: Pestaña General
Configuración: Pestaña Presentación
Configuración: Pestaña Test de Auto-evaluación
Enviar el formulario
Desde este botón mandamos el formulario para que se pueda rellenar, podemos enviarlo por correo electrónico, mandar el enlace o incrustarlo en una página web. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario. También podemos utilizar los iconos de redes sociales.
Para enviarlo por correo electrónico sólo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario; en la parte de abajo tenemos la opción de incluir el formulario en el correo.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, Google nos ofrece la opción de acortarla.
Iconos laterales
Añadir elementos al formulario
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan.
Cualquier pregunta la podemos hacer obligatoria con solo marcarla como tal.
Por defecto, al añadir un elemento aparece una pregunta para hacer una selección múltiple, haciendo clic en el desplegable podemos ver el resto de opciones.
❖ Texto para respuesta corta. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, números de identificaciones, etc.
❖ Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios. El formato para rellenar es exactamente igual al anterior pero en la visualización del formulario aparece el campo más grande.
❖ Elección múltiple. Es la opción predeterminada que aparece al hacer clic en añadir elemento, sirve para escoger entre una serie de puntos que establecemos nosotros. Con este elemento sólo se puede escoger una respuesta entre las opciones.
Añadir respuesta “otro” sirve para poner como opción otra respuesta no contemplada entre las preguntas.
❖ Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar; podemos seleccionar varios, uno o ninguno.
❖ Desplegable. Con este elemento ofrecemos a nuestros usuarios un desplegable para escoger entre las distintas opciones.
Cuando hacemos un examen tipo test con cualquiera de estos tres últimos elementos se nos añade la opción Clave de Respuestas que sirve para valorar las preguntas y que el sistema evalúe las respuestas. Tenemos que hacer clic en Clave de Respuestas y luego establecer un valor en la siguiente pantalla.
Una vez que hacemos clic, podemos valorar la pregunta y añadir comentarios sobre las respuestas tanto para las correctas como para las incorrectas.
❖ Escala lineal. Sirve para valorar en una escala numérica.
❖ Cuadrícula de varias opciones. Con este elemento podemos hacer lo mismo que la anterior pero dentro de una tabla.
En la imagen superior se ve como se edita la cuadrícula y como queda rellenada en el formulario.
❖ Fecha. Podemos añadir la fecha a nuestro formulario.
❖ Hora. Podemos añadir la hora a nuestro formulario.
Añadir texto y descripción
Es muy útil para titular y describir nuevas secciones en nuestros formularios.
Añadir imágenes al formulario
El proceso para añadir una imagen es igual que en Drive, podemos subirla desde nuestro PC o seguir alguna de las demás opciones, el sistema es muy claro e intuitivo.
Añadir vídeos de YouTube
Añadir vídeos de YouTube es muy fácil y son una excelente herramienta de aprendizaje.
Añadir secciones
Las secciones son como páginas, de esta forma podemos separar el formulario por temas y también le podemos añadir una barra de progreso que nos marcará lo que nos queda para completar el cuestionario.
Podemos insertar tantas secciones como queramos, al iniciar el cuestionario nos indicará de cuantas secciones se compone.
La barra de progreso la añadimos desde el icono de configuración.
Para formularios grandes, la barra de progreso es muy importante de cara a los participantes del formulario.
Una respuesta por usuario
Con los formularios de Google podemos hacer que un cuestionario solo se pueda rellenar una vez por usuario, para que funcione correctamente los usuarios tienen que tener una cuenta de Google o Google Apps y acceder desde ésta.
Para hacer que los cuestionarios solo se puedan rellenar una vez tenemos que seleccionar esta opción desde el icono de configuración.
Ver las respuestas
Desde la pestaña de RESPUESTAS podemos ver un resumen y gráficos de lo que han ido rellenando nuestros usuarios pero para saber realmente lo que ha contestado cada usuario tenemos que vincular nuestro formulario a una Hoja de Cálculo.
El proceso es muy sencillo, no hay más que hacer clic en el icono verde de la parte superior derecha. Una vez que lo hagamos aparecerá una ventana en la que escoger entre Crear una Hoja de Cálculo para este formulario o utilizar una existente.
Normalmente elegiremos la primera opción y desde ese momento se nos alojará en Drive un archivo de Hoja de Cálculo con las respuestas; ahí es donde se almacenarán todas las contestaciones de nuestros usuarios.
El resumen de respuestas
Además de poder vincular el formulario a la Hoja de Cálculo, Google nos ofrece un resumen de las respuestas en modo gráfico.
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